Scenario’s
Geanonimiseerde voorbeelden van de problemen waarvoor wij automatiseringen ontwerpen, uit dezelfde patronen die teams automatiseren met tools als n8n en Make, plus hoe wij ze aanpakken. Elke opdracht begint met een workflow-audit van uw processen.
28 scenario’s · 6 categorieën
Verkoop en CRM
Scenario 01 · Financiële diensten
Verkoopteams verliezen het grootste deel van hun tijd aan ongekwalificeerde leads, terwijl kansen met hoge waarde afkoelen.
Conversationele AI die inkomende leads vooraf kwalificeert, afspraken inplant en CRM-fiches verrijkt voordat een mens het gesprek overneemt.
Scenario 02 · B2B SaaS en agencies
Inkomende formulier- en LinkedIn-leads belanden in een spreadsheet of gedeelde inbox en worden daarna in het CRM overgetypt door wie ze het eerst ziet.
Webhookcapture naar verrijking (firmografie, functie, bedrijfsgrootte), AI-scoring tegen uw ICP, daarna routerlogica die de juiste verkoper toewijst en Slack verwittigt.
Scenario 03 · Professionele diensten
Elk ontdekkingsformulier betekent scope manueel in een documentsjabloon kopiëren, plaatshouders rechtzetten en de pdf per e-mail najagen.
De formulierinzending vult een voorstelsjabloon, deelt het document, logt de link op de deal en stuurt de prospect in seconden een consistent pakket.
Scenario 04 · Verkoopteams in het middensegment
De pijplijn beweegt in het CRM, maar operaties, CS en delivery horen het pas in de standup, als iemand eraan denkt het te zeggen.
Fasewijzigingen volgen, een gestructureerde Slack-update plaatsen en de volgende Asana-, Jira- of ClickUp-taak voor de eigenaar aanmaken, met een deeplink naar de fiche.
Scenario 05 · Revenueteams
Opnames en Zoom-notities blijven in persoonlijke mappen liggen terwijl CRM-velden leeg blijven, zodat de volgende verkoper van nul herbegint.
Transcripten ophalen, met AI samenvatten tegen een vast schema (volgende stappen, bezwaren, budgetsignalen) en gestructureerde velden plus een notitie op de deal schrijven.
Marketing en content
Scenario 06 · Content- en merkteams
Een blogpost gaat live en daarna besteedt iemand een uur aan bijschriften voor LinkedIn, X en een Buffer-wachtrij, of het wordt nooit gepost.
Een RSS- of CMS-webhook start platformspecifieke tekst, tekencontroles en geplande posts op de gekoppelde kanalen.
Scenario 07 · Demand generation
Ingeschrevenen krijgen een agenda-uitnodiging en daarna stilte: geen herinneringen, geen opvolging van no-shows, geen replayreeks, tenzij iemand die telkens met de hand bouwt.
De inschrijvingswebhook maakt of werkt het contact bij, schrijft het in op een pad bevestiging → herinnering → replay, en zet annuleringen op een lichtere reeks.
Scenario 08 · Strategie en marketing ops
Prijzen van concurrenten, lanceringsposts en changelogruis zitten verspreid over tabbladen en nieuwsbrieven. Tegen de tijd dat iemand een link doorstuurt, is het venster dicht.
Geplande scrapes en RSS-watches voeden een AI-samenvatter die gestructureerde wijzigingen naar een sheet schrijft en Slack alleen pingt wanneer iets materiëels beweegt.
Scenario 09 · Social en community
Getagde posts en vermeldingen stapelen zich op in dm’s en native inboxen zonder goedkeuringsspoor, zodat herposten giswerk wordt.
Getagde posts en vermeldingen volgen, bijschrift, media en engagement archiveren in Airtable of Sheets, en het contentteam via Slack laten goedkeuren vóór herpost.
Scenario 10 · E-mailmarketing
Stakeholders vragen elke maandag naar opens, clicks en omzet, en iemand exporteert csv’s uit de ESP met de hand naar een gedeelde sheet.
Een geplande pull uit Mailchimp, Klaviyo of gelijkaardig voegt wekelijkse rijen toe aan een dashboardsheet en stuurt een korte Slack-samenvatting.
Operaties en financiën
Scenario 11 · Supply chain en logistiek
Factuuroperaties met hoog volume waarbij manuele invoer vertraging, fouten en dubbele betalingen veroorzaakt.
Intelligente documentverwerking met OCR, NLP-validatie en rechtstreekse ERP-integratie. Uitzonderingen gaan naar goedkeurders; de rest stroomt door.
Scenario 12 · Inboxen van oprichters en operaties
Dringende leveranciersmail, vergaderverzoeken, facturen en nieuwsbrieven delen één inbox, dus alles wacht op dezelfde menselijke blik.
Inkomende mail met AI classificeren, actiepunten extraheren, antwoorden opstellen waar dat veilig is, en facturen, vergaderingen en urgenties naar de juiste tools routeren.
Scenario 13 · Financiële operaties
Onkosten leven in formulieren of chatscreenshots tot een manager ze per e-mail goedkeurt, waarna iemand dezelfde cijfers in QuickBooks overtypt.
De formulierinzending start een Slack-flow goedkeuren of afwijzen; goedkeuringen maken de uitgave of factuur aan en verwittigen de indiener van de uitkomst.
Scenario 14 · Operaties en leiding
Wekelijkse rapportering betekent elke vrijdagnamiddag dezelfde vier systemen in een deck of sheet trekken.
Cron-gestuurde pulls verzamelen KPI’s in een sheet of document en mailen of slacken het overzicht naar de distributielijst op een vast ritme.
Scenario 15 · Juridische en commerciële operaties
Getekende pdf’s en leveranciersdossiers komen per e-mail binnen; sleuteldata, partijen en bedragen worden dagen later in trackers getypt, als het al gebeurt.
Bijlagen volgen, gestructureerde AI-extractie, schrijven naar het contractenregister, het origineel in Drive klasseren en eigenaars verwittigen wanneer verlengingen naderen.
Scenario 16 · Operaties en IT
Een Google Sheet is nog het werkende bronsysteem, maar voorraad, HRIS of projecttools drijven af omdat niemand elke rij opnieuw invoert.
Nieuwe of gewijzigde rijen volgen en gemapte velden naar de downstreamsystemen duwen, met filters zodat concepten nooit per ongeluk synchroniseren.
Klantensupport en ervaring
Scenario 17 · Gezondheidszorg
De balie wordt overspoeld door afspraken, herinneringen en routinevragen van patiënten via telefoon, sms en e-mail.
Spraak- en berichten-AI die routinegesprekken, herinneringen en planning over alle kanalen afhandelt, en alles wat klinisch of complex is naar het team escaleert.
Scenario 18 · SaaS en helpdesks
Elk ticket lijkt hetzelfde in de wachtrij: facturatie, bugs en « hoe doe ik… »-vragen dingen naar dezelfde SLA voor eerste antwoord.
Intentie en sentiment bij intake classificeren, een conceptantwoord uit uw kennisbank voorstellen en bugs tegenover accountvragen naar de juiste wachtrij of het juiste menselijke niveau routeren.
Scenario 19 · Retail en diensten
Klanten sturen spraaknota’s, foto’s van facturen en « waar is mijn bestelling? » naar WhatsApp, en agenten graven manueel door chats.
Webhookintake met intentieherkenning, live opzoekingen in bestellingen of CRM, en rijke antwoorden, met menselijke overname wanneer het vertrouwen daalt.
Scenario 20 · Supportorganisaties
Nieuwe agenten zoeken in Confluence, Drive en oude tickets terwijl de klant wacht, en antwoorden wijken nog af van het goedgekeurde beleid.
RAG over uw goedgekeurde documenten zodat agenten (of een conceptantwoordstap) geciteerde antwoorden in de tool krijgen, met een log van gaten wanneer het corpus geen match heeft.
Scenario 21 · Product en engineering
Bevestigde bugs pendelen tussen Zendesk en Jira via kopiëren en plakken. Prioriteit, reproductiestappen en links gaan verloren in de overdracht.
Getagde of geclassificeerde bugtickets maken een Jira-issue met gemapte velden en plaatsen daarna een Slack-thread die beide kanten verbindt voor het verantwoordelijke team.
E-commerce en retail
Scenario 22 · Online retail
Winkelwagens worden voortdurend verlaten; herstel hangt af van iemand die eraan denkt te duwen, of van een botse blast die negeert of de bestelling al afgerond was.
Webhook bij verlating, vertraging, controle van de orderstatus, daarna een gepersonaliseerde herstelmail of sms met lijnitems, en een tweede duw alleen als de wagen nog openstaat.
Scenario 23 · DTC- en Shopify-operaties
Nieuwe bestellingen leven in de webshop terwijl CRM en CS-tools blind blijven tot iemand exporteert, zodat nazorg laat start.
Betaalde bestellingen volgen, contact en deal upserten, een bedanking in huisstijl met leveringscontext sturen en fulfilmentkanalen verwittigen wanneer nodig.
Scenario 24 · Retail met zware voorraad
Stockbreuken worden ontdekt wanneer een klant niet kan kopen, niet wanneer de SKU gisteren de herbestellijn kruiste.
Geplande voorraadpolls (of stockwebhooks) verwittigen Slack onder de drempel en stellen een leveranciersmail op met SKU en voorgestelde hoeveelheid.
Scenario 25 · Ervaring na aankoop
Reviewvragen gaan eruit als één blast, of helemaal niet, en mensen die reageren worden nooit getagd voor loyaliteit of een vervolgaanbod.
Vertraging na fulfilment, een reviewverzoek sturen en klikkers daarna vertakken naar een loyaliteitssegment met een bedanking of korting.
HR en intern
Scenario 26 · People ops
Toegang op dag één betekent dat IT, HR en managers checklists najagen in Slack, Notion en e-mail. Accounts lopen achter en welkomstdocumenten raken zoek.
Een formulier bij aanvaarde aanbieding of startdatum start accountuitnodigingen, kanaaltoevoegingen, Notion- of handbookpagina’s en de checklist van de manager in één run.
Scenario 27 · Rekrutering
Cv’s en formulieren overspoelen een gedeelde inbox; screeners skimmen ongelijk en sterke kandidaten wachten terwijl zwakke de agenda verstoppen.
Intakeformulier of e-mailbijlage, gestructureerde parse, score tegen de rolrubric, shortlists naar de hiring manager en de rest archiveren met een beleefd automatisch antwoord.
Scenario 28 · IT- en securityoperaties
Toegangsaanvragen en vertrekkers worden in chattreads afgehandeld, zodat tools provisioned blijven nadat iemand vertrekt, of nieuwkomers wachten op informele kennis.
Een ticket- of formulierpad goedkeuren en daarna provisioneren voor instroom, en een gespiegelde intrekkingschecklist over apps wanneer de arbeidsstatus omslaat.
Structuur
Wij brengen uw huidige workflow in kaart, kwantificeren het knelpunt en spreken af wat succes betekent voordat er gebouwd wordt.
Wij combineren code, no-codeconnectoren en AI-tooling zodat het past in uw bestaande systemen, niet om ze te vervangen.
Elk project wordt opgeleverd met opvolging tegen de KPI’s uit de audit, zodat de impact zichtbaar is en niet verondersteld.
Welke workflow kost u het meest? Boek een audit en wij leggen uw knelpunten naast scenario’s als deze.
Een workflow-audit boeken